Automação comercial é o uso de computadores ou outros dispositivos (como ECF, POS, PDV ou PC's) para facilitar o processo de automatização de processos. Automação é a total integração entre o homem e a máquina, reduzindo-se mão-de-obra e despesas. Tarefas passíveis de erros, como: cálculo e digitação de preços, quantidades, ou mesmo o preenchimento de um cheque, na automação são feitas por computador com total eficiência e segurança.

Ter a automação como uma aliada para conhecer melhor o seu cliente, criar programas que atraiam mais consumidores e diminuir os custos operacionais, tornando o negócio ainda mais lucrativo e atraente dentro de um mercado que está cada dia mais competitivo. São estes os objetivos dos proprietários de postos de gasolina ao decidir investir em equipamentos de informática, em sistemas de gestão e na automatização das bombas. Motivos para essa aposta não faltam.

Até o final dos anos 80 e início dos anos 90, quando o assunto era posto de gasolina, existiam, no máximo, oito bandeiras. Atualmente, surgiram novos fornecedores e redes de postos, deixando a competição muito mais acirrada. Mas não é apenas o maior número de empresas do setor que fez com que o gerenciamento do negócio mudasse. Hoje, o conceito de postos de serviços está relacionado a toda uma gama de produtos e serviços. Antes, um posto trabalhava, em média, com 10 fornecedores, e seu número de itens não ultrapassava 50. Hoje, há uma média de 30 fornecedores e 150 itens comercializados, entre os quais combustíveis, óleos e filtros. Números que poderão ser quatro vezes maiores se o posto mantiver uma loja de conveniência.

Também acabou o tempo em que os preços dos combustíveis eram tabelados; hoje, eles são livres na bomba e há formas diversificadas de pagamento. Para completar, os postos de bandeira branca têm a liberdade de comprar o combustível do distribuidor que oferecer o melhor preço, o que dificulta, para as redes tradicionais, a prática de preços competitivos. Também são variados os tipos e as marcas de lubrificantes, de lavagem, e de troca de óleo, entre outros serviços, como, por exemplo, loja de conveniência e caixas eletrônicos de bancos, que vêm gerando receita agregada ao posto.

Com o aumento do número de itens, de fornecedores e de serviços agregados, o trabalho de gerenciar um posto está requerendo mais tempo e preparo, uma vez que controlar todos esses dados com anotações em fichas é tarefa praticamente impossível.

Para completar esse quadro de mudança, foi-se o tempo em que era fácil ganhar dinheiro vendendo combustível. Com o advento do Real e com o fim da era da inflação, a margem de lucro gira, no máximo, em torno de 10% por litro. Margem que só é obtida se o terreno do posto for próprio e se o seu proprietário mantiver o número correto de funcionários e, além disso, oferecer serviços agregados. Índice que pode ser muito menor se o posto de combustível não mantiver um sistema de proteção ao crédito, que lhe permita consultar os cheques nos serviços de proteção ao crédito. Uma atividade importante, uma vez que 1/3 de todo o lucro do posto pode ser consumido por cheques devolvidos. Porém, não é apenas no gerenciamento do negócio que a automação torna-se uma grande aliada. Com ela, também é possível aumentar a margem de lucro.

Esse investimento irá igualmente facilitar o controle de práticas comuns do dia-a-dia, tais como a venda ‘fiado’ e o preenchimento correto do LMC (Livro de Movimentação de Combustível).

Atividades automatizadas

Pista e Frente da Loja

• Abertura e fechamento de caixa
• Fechamento do fiado por veículo, placa, motorista
• Troca de turnos
• Sangrias
• Cartões de crédito e de débito
• Consulta e emissão de cheques
• ECF
• Convênios
• Encerrante

Retaguarda do Posto

• Controle de estoques
• Composição de custos
• Formação de preço de venda
• Rentabilidade por item
• Sugestões de compra
• Inventário
• Controle de comissões
• Contas a pagar e a receber
• Emissão de notas fiscais, boletos e duplicatas
• LMC – Livro de Movimentação de Combustível
• Controle do faturamento por grupo de produtos
• Controle de vendas por forma de pagamento.

Fonte - Revista AutomaSoft - 18/11/2003

Qual o prazo estabelecido para o uso obrigatório de ECF?

• Para as empresas que não utilizam nenhum tipo de equipamento para emissão de Cupom Fiscal, os prazos esgotaram-se em 31 de dezembro de 1999.
• Para as empresas que utilizam equipamento para emissão de Cupom Fiscal (MR-MF, PDV-MF e IF), que não seja do tipo ECF, com receita bruta anual superior a R$ 720 mil reais, os prazos também estão vencidos.
• Para as empresas que utilizam equipamento para emissão de Cupom Fiscal (MR-MF, PDV-MF e IF), que não seja do tipo ECF, cuja receita bruta anual seja superior a:
:: R$ 480 mil, até o limite de R$ 720 mil, a partir de 1º de julho de 2000;
:: R$ 240 mil, até o limite de R$ 480 mil, a partir de 1º de outubro de 2000;
:: R$ 120 mil, até o limite de R$ 240 mil, a partir de 1º de janeiro de 2001.
• As empresas cuja receita bruta anual seja igual ou inferior a R$ 120 mil reais, a partir de 1º de julho de 2001.
• As empresas prestadoras de serviço de transporte rodoviário, hidroviário ou ferroviário, de passageiros, deverão utilizar ECF a partir de 1º de julho de 2000.
• O estabelecimento (contribuinte) que for incluído ou reincluído no Cadastro do ICMS utilizará o ECF a partir do início ou reinicio das atividades comerciais, se a receita estimada para o primeiro ano de operação for superior a R$ 120 mil reais.

Em que situação não estarei obrigado ao uso de ECF ?

Não se aplica o uso obrigatório de ECF nas seguintes hipóteses:
• às prestações de serviço de comunicação, serviço de transporte de carga e serviço de transporte aeroviário de passageiros;
• às operações realizadas fora do estabelecimento compreendendo as vendas em veículo e :: as realizadas em feiras e exposições;
• as promovidas por:
o contribuintes enquadrados no Cadastro do ICMS na condição de Ambulante;
o concessionárias de serviço público, relacionadas com o fornecimento de água, energia elétrica e de gás canalizado;
o fabricantes ou revendedores de veículos automotores, nas saídas destes veículos.
• Com relação aos fabricantes ou revendedores de veículos automotores, somente as operações de venda dos veículos estão desobrigadas da emissão de Cupom Fiscal. As operações com outras mercadorias ou prestações de serviços, obriga a emissão do Cupom Fiscal.

Como pedir autorização para uso fiscal do ECF ?

1. Após a aquisição do ECF, o interessado deverá procurar uma das empresas credenciadas pela SEFAZ para efetuar intervenção técnica para programação do ECF para uso fiscal.
2. Nesse momento serão programados os dados da empresa, as situações tributárias a serem utilizadas, as formas de pagamento, etc. Dessa forma o equipamento estará programado para uso fiscal pela empresa.
3. Geralmente a empresa credenciada prepara toda documentação necessária para que o interessado formule o pedido de uso.
4. Em seguida, o interessado deverá apresentar à repartição fazendária de seu domicílio fiscal, o formulário Pedido de Uso de Equipamento para Controle Fiscal, devidamente preenchido e com os documentos exigidos pela legislação.
5. A repartição fazendária reterá a via que lhe é destinada e devolverá a via do requerente, servindo de comprovante de protocolização do pedido.
6. Após protocolizado o pedido na repartição fazendária o fisco terá prazo para autorizar o uso do ECF.
7. O ECF e o livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências (RUDFTO) da empresa poderão, a critério da repartição fazendária, serem apresentados juntos com o pedido de uso ou nos dias seguintes, para adoção das medidas necessárias para autorização de uso do ECF.
8. Caso a autorização não ocorra dentro do prazo previsto e não havendo manifestação pelo indeferimento ou solicitação de informações complementares, o interessado poderá fazer uso do ECF a partir do dia seguinte do encerramento do prazo estabelecido.